LeadmanagementleadtributorEine Software, die sagt, was zu tun ist - leadtributor

11. Februar 2019by Katharina Krus

Als das Systemhaus thefi.com 2017 zum ersten Mal mit dem leadtributor in Kontakt kam, war es skeptisch: eine Software, bei der die Vertriebsaktivitäten für den Hersteller transparent dargestellt werden? Das klang nach Überwachung. Nach knappen zwei Jahren möchte man die webbasierte Vertriebssoftware nicht mehr missen. Und hat sogar einen Partner-Award in der Kategorie leadtributor bekommen. Wir haben mit Reiner Stumpf gesprochen, der ERP Senior Consultant, Warenwirtschaft, Zeiterfassung beim oberfränkischen Unternehmen.

Das Systemhaus thefi.com arbeitet für die ganz Großen. Es sind internationale Software-Firmen wie SAGE, VMware, Sophos und hochspezialisierte Anbieter wie Reiner SCT, dem führenden Hersteller von Chipkartenlesern. Bei der großen Bandbreite an Kunden bleibt thefi.com aber seinem Prinzip treu: Nur Produkte ins Portfolio aufzunehmen, deren Funktionsweise es lückenlos beherrscht. Das beweisen die zahlreichen Zertifizierungen. Schließlich brauchen Kunden auch eingehende Beratung vor und nach dem Kauf. Und die ist besonders dann wichtig, wenn es nicht bloß um den Verkauf einer Software, sondern um Projektmanagement geht. Etwa um die Einrichtung eines ERP-Systems, um Netzwerktechnik und um das Monitoring von Anlagen. Je nach Anforderung übernimmt einer der 19 Mitarbeiter die Bearbeitung von Kundenanfragen.

thefi.com ist der klassische Anbieter ganzheitlicher Lösungen. Und das seit der Gründung im Jahr 1992.

Das Problem: die vielen Inselsysteme beim Leadmanagement

Digitalisierung

Dabei stieß das Systemhaus immer öfter an seine Grenzen.

„Die Leadweitergabe vonseiten des Herstellers verläuft sehr uneinheitlich und führt zu lauter Inselsystemen“,

so Reiner Stumpf, ERP Senior Berater und Projektmanager bei thefi.com. „Wir bekommen die Leads in der Regel telefonisch übermittelt oder über Outlook. Das Lead wird im Ticketsystem erfasst und an Mitarbeiter im Haus weitergeleitet.“ Das Problem, so Stumpf, sei das mangelhafte Reporting. „Es gibt in diesem System kein Forecast und auch keine automatische Wiedervorlage: Wann soll ein Interessent zurückgerufen werden? Das kann keiner sagen. Es sei denn, man geht ins Ticketsystem und guckt nach. Das wird besonders dann problematisch, wenn ein Mitarbeiter in den Urlaub fährt oder krank wird. Das Lead bleibt liegen.“ Und das ist bekanntlich Gift fürs Geschäft. Denn hier gilt wie überall: Schnelligkeit ist Trumpf. Ein weiterer Nachteil bei den meisten Ticketsystemen: Man legt einen neuen Auftrag an, markiert ihn als „in Bearbeitung“ oder als „abgeschlossen“. Was fehlt, ist die Status-Beschreibung während des Vertriebsprozesses:

Wann erwartet welcher Kunde einen Rückruf? Welche Unterlagen müssen ihm noch geschickt werden? Ist bereits ein Vertragsentwurf geschickt worden? Kurz: Was steht an? „Das konnte bei uns keiner sagen, der nicht mit dem Lead betraut war“, meint Reiner Stumpf.

Die Lösung: eine Software, die den Lead-Status überwacht

Digitalisierung

Und dann erkannte Reiner SCT das Problem. Und hatte eine Lösung parat:

den leadtributor.

Auf einer Partnerkonferenz 2017 wurde die Einführung des leadtributor verbindlich für alle Partner beschlossen. Damit sollte das Leadmanagement transparenter gestaltet werden.

Die Besonderheit: Mit der SaaS leadtributor werden Leads nicht nur nach festgelegten Matching-Mechanismen verteilt. Der bearbeitende Vertriebspartner wird überdies angehalten, kontinuierlich über den Status der Leadbearbeitung zu reporten. Wer auf die Arbeitsoberfläche des leadtributor geht, kann sehen, wann welches Lead kontaktiert oder besucht wurde, ob es Informationen erhalten hat und welche weiteren Schritte anstehen.

„Am Anfang waren wir sehr skeptisch“, erinnert sich Reiner Stumpf. „Da sollten wir doch tatsächlich unsere Prozesse für den Hersteller transparent machen und wurden gewissermaßen gezwungen, ständige Updates mitzuteilen. Das klang nach Bevormundung. Ganz schnell wurde uns aber klar: Wir haben jede Menge Vorteile dadurch.“ Was Reiner Stumpf besonders gefiel:

Erstens werden die Leads nach sehr präzisen Kriterien angeboten: regionale Nähe zum Interessenten und Qualifikation des Systemhauses. Dann können sich Vertriebspartner, die freie Ressourcen haben, ein Lead picken. Bis zu drei Leads auf einmal.

„Wer nicht über den Fortschritt der Leadbearbeitung reportet, darf sich vorerst kein neues ‚picken’. Das finde ich uns Vertriebspartnern gegenüber sehr gerecht. So stopft sich keiner die Pipeline voll, selbst wenn er keine Zeit hat, die Leads abzuarbeiten.“ Dadurch, dass der leadtributor den Vertriebspartner automatisiert erinnert, wann ein Termin ansteht – ein Rückruf, ein Vertragsentwurf, die Zusendung einer Produktbroschüre -, werden Interessenten auch zügiger bearbeitet. Die Zusammenarbeit mit Reiner SCT ist seitdem noch partnerschaftlicher. „Es wäre toll, wenn alle Hersteller, mit denen wir eine Partnerschaft eingegangen sind, dieselbe leicht zu bedienende, übersichtliche Plattform nutzen würden. Für uns wäre das eine große Arbeitserleichterung.“

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