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KPIs im Vertrieb mit Partnern

Was sind Key Performance Indicators (KPIs)?

Key Performance Indicators (KPIs) sind Messgrößen, die den Erfolg oder Fortschritt von Aktivitäten in Unternehmen oder Projekten bewerten. Sie helfen dir zu verstehen, ob du deine Ziele erreichst oder wo du Verbesserungen vornehmen musst. KPIs können finanzieller, betrieblicher oder kundenorientierter Natur sein.


Menschen in Business Kleidung tragen Schildern mit Infografiken und Kennzahlen zusammen.

Vertriebskennzahlen: Welche KPI sind sinnvoll?

Vertriebskennzahlen, auch bekannt als Key Performance Indicators (KPIs), sind wesentliche Werkzeuge für Unternehmen, um den Erfolg ihrer Vertriebsstrategien zu messen und zu analysieren. Sie helfen dabei, den Fortschritt bei der Erreichung der Vertriebsziele zu überwachen und zu bewerten.

Es gibt eine Reihe von KPIs, die im Vertrieb hilfreich sein können, und ihre Relevanz kann je nach den spezifischen Zielen und Anforderungen des Unternehmens variieren. Einige der gängigsten Vertriebs-KPIs sind:

  1. Umsatz: Dies ist wahrscheinlich die grundlegendste und wichtigste KPI im Vertrieb. Sie misst den Gesamtbetrag des eingenommenen Geldes durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen. Der Umsatz kann in regelmäßigen Abständen gemessen werden, z.B. wöchentlich, monatlich oder jährlich, und kann nach Regionen, Produktlinien oder Verkaufsteams aufgeschlüsselt werden.

  2. Abschlussquote: Diese KPI misst, wie viele Verkaufsgespräche in tatsächliche Verkäufe umgewandelt werden. Sie ist besonders nützlich, um die Effektivität der Vertriebsmitarbeiter und -strategien zu bewerten.

  3. Durchschnittlicher Auftragswert: Dieser misst den durchschnittlichen Betrag, der bei jedem Verkauf erzielt wird. Eine Erhöhung des durchschnittlichen Auftragswerts kann ein Zeichen für eine erfolgreiche Upselling- oder Cross-Selling-Strategie sein.

  4. Kundenakquisitionskosten: Diese KPI misst, wie viel es kostet, einen neuen Kunden zu gewinnen. Sie beinhaltet alle Marketing- und Vertriebskosten, die zur Generierung von Leads und zur Umwandlung dieser Kundenanfragen in Kunden aufgewendet werden.

  5. Kundenbindungsrate: Diese KPI misst, wie viele Kunden über einen bestimmten Zeitraum hinweg behalten werden. Eine hohe Kundenbindungsrate ist oft ein Zeichen für Kundenzufriedenheit und erfolgreiche Kundenbeziehungsmanagement-Strategien.

  6. Verkaufszykluslänge: Diese KPI misst die durchschnittliche Zeit von der ersten Interaktion mit einem potenziellen Kunden bis zum Abschluss des Verkaufs. Eine kurze Verkaufszykluslänge kann auf eine effiziente Vertriebsprozess hindeuten.

Jede dieser KPIs bietet wertvolle Einblicke in verschiedene Aspekte des Vertriebsprozesses. Durch die regelmäßige Überwachung und Analyse dieser KPIs können Unternehmen ihre Vertriebsstrategien optimieren, um ihre Ziele effektiver und effizienter zu erreichen.



KPIs im Vertrieb

Endkunden gewinnen

Gewinnen Sie gemeinsam mit Ihren Händlern und Vertriebspartnern mehr Endkunden und haben alle KPIs einfach im Blick


Der indirekte Vertrieb kann eine echte Herausforderung sein. Wie oft passiert es, dass Kundenanfragen, die Sie an Ihre Fachhändler weitergeben, verloren gehen. Entweder wird sich spät oder gar nicht darum gekümmert oder Sie bekommen das weitere Vorgehen gar nicht mit.

 

Sie haben oft gar nicht die Möglichkeit, alle Prozesse im Blick zu behalten, weil viele Hersteller und Fachhändler noch analog zusammenarbeiten. Ihre Kundenanfragen werden per E- Mail oder Telefon weitergegeben und die Prozesse über Excel-Tabellen dokumentiert. Auf Dauer ist das bestenfalls unübersichtlich, manchmal chaotisch.


» So gehen leider immer wieder warme Leads verloren und damit verpassen Sie echte Umsatzchancen, die jetzt vielleicht Ihr Wettbewerb einheimsen wird.


Wir möchten Ihnen hier ein paar Tipps an die Hand geben, wie Sie Ihren Mehrstufenvertrieb transparenter und besser vorhersagbar aussteuern, sodass Sie Sollbruchstellen in der Lead Bearbeitung von Ihren Vertriebspartnern frühzeitig erkennen und entgegenwirken können und ganz nebenbei auch noch alle relevanten Zahlen in jedem Salesmeeting parat haben!


 


7 Methoden für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihren Vertriebspartnern und wie Sie mit 5 Kennzahlen den Erfolg transparent machen können!


1. Nur ein passender Lead ist ein guter Lead

Qualitativ hochwertige Kundenanfragen kommen gut an. Jeder Fachhändler engagiert sich nur dann, wenn es sich auch lohnt.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihrem Vertriebspartner Kontakte zukommen lassen, die zu ihm passen. Kriterien für ein gute Matching sind z.B. die regionale Nähe des Partners zum Kontakt, ein möglicher Zertifizierungsgrad oder die Frage, ob die angefragte Produktsparte überhaupt ins Portfolio Ihres Vertriebspartners passt.

Tipp:

Was nützt es Ihrem Partner in München, wenn er eine Anfrage aus Hamburg bekommt. Mit Sicherheit ebenso wenig wie ein Interessent für Angebote, die er gar nicht abdecken kann. Legen Sie also schon im Vorfeld die richtigen Matching-Parameter bzw. Vertriebs-KPIs fest. Wetten, dass Ihr Vertriebspartner gleich viel mehr Spaß an der Bearbeitung der Anfragen hat?



2. Ehrlich währt am längsten

Geben Sie keine Versprechen ab, die Sie nicht halten können. Oft werden bestenfalls „lauwarme“ Leads als „heiß“ an Vertriebspartner weitergegeben. Das funktioniert in der Regel nicht oft, denn nichts ist demotivierender als Hoffnungen, die sich nicht erfüllen. Ein Kontakt, der auf Ihrer Webseite lediglich Informationen heruntergeladen hat, ist noch lange kein heißer Lead.


Geben Sie an Ihre Vertriebspartner ehrliche und gleichzeitig so viele Informationen wie möglich weiter. Das macht Ihre Kundenanfragen qualitativ hochwertig und attraktiv. Nicht zuletzt weil Ihr Partner weiß, was ihn erwartet, wenn er die Anfrage zur Bearbeitung übernimmt. Damit wiederum kann er Ihnen eine ehrliche Einschätzung zurückgeben, ob er sich wirklich um die Anfrage kümmern möchte oder kann. So schaffen Sie von vornherein eine gute Basis für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung.



3. Commitment oder First come first served

Die Kennzahl der Leadannahme

Geben Sie Ihre Leads nicht einfach ungefragt weiter, sondern bieten Sie sie konkret an und animieren Sie damit Ihre Vertriebspartner selbst aktiv zu werden und sie aktiv anzunehmen. So schaffen Sie Commitment, denn Ihr Partner wird auf diese Art eher bereit sein, die Anfrage auch zügig und zuverlässig zu bearbeiten.


Vertriebskennzahlen

Ein wenig sanfter Druck hilft der Zuverlässigkeit außerdem auf die Sprünge. Bieten Sie Ihre Leads doch gleich mehreren passenden Fachhändlern an. Damit wird klar, dass Anfragen nicht allzu lange unbeantwortet liegen bleiben dürfen, sonst schnappt sie sich schnell ein anderer Partner. Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Geben Sie Ihren Fachhändlern damit klar zu verstehen, dass es nicht egal ist, wann sie das Lead abholen und wann sie es bearbeiten. Eine gute Kennzahl, mit der Sie messen können, wie schnell Ihre Leads angenommen werden, ist die durchschnittliche Annahmedauer.

Kennzahl #1: Annahmedauer  Über die durchschnittliche Annahmedauer messen Sie, wie lange Leads durchschnittlich auf der Angebotsliste liegen und auf eine Annahme durch einen Vertriebspartner warten. Je größer diese Zahl, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Leads nicht attraktiv genug scheinen. Ein guter Wert ist, wenn die Leads innerhalb einer Stunde aufgenommen werden.  Sollte nach wenigen Stunden noch nichts passiert sein, geben Sie die Kundenanfrage direkt weiter zum nächsten Partner. Eskalieren Sie so lange, bis sich ein geeigneter Partner gefunden hat und sich um die Anfrage kümmert. » Annahmedauer = Zeitpunkt der Leadannahme - Zeitpunkt des Leadangebotes



4. Die Eisen schmieden, solange sie noch heiß sind

KPI Kontaktaufnahmedauer

Auch die heißesten Leads werden kalt. Und zwar schnell. Oft schon nach ein paar Stunden. Deshalb ist es enorm wichtig, dass Ihre Anfragen so schnell wie nur möglich bearbeitet werden. Behalten Sie also unbedingt den Überblick, ob der Vertriebspartner, der sich ein Lead geschnappt hat, den Kunden auch direkt kontaktiert.

Kennzahl #2: Kontaktaufnahmedauer


 Der ermittelte Wert sollte ebenfalls unter einer Stunde liegen und gibt Ihnen einen Anhaltspunkt, ob und wie stark Ihre Vertriebspartner Verantwortung für die Anfragen potentieller neuer Kunden übernehmen.


» Kontaktaufnahmedauer = Zeitpunkt der Kontaktaufnahme – Zeitpunkt der Leadannahme



5. Tausche Leads gegen Feedback

Vertriebskennzahl Bearbeitungszeit

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Zugegeben, das funktioniert in unserem Fall nicht ganz, denn wer will sich schon gerne kontrollieren lassen. Dennoch: Sie sind in der Verantwortung, dass Ihre Endkundenanfragen zügig beantwortet werden und wollen somit wissen, auf welchem Stand die Bearbeitung gerade ist. Dazu brauchen Sie das Feedback Ihrer Vertriebspartner. Machen Sie klar, dass sie nur dann Kundenanfragen erhalten, wenn sie Sie auch über den aktuellen Stand der Bearbeitung informieren. Partner, die kein Feedback geben, bekommen auch keine neuen. Zeigen Sie ihnen als Motivation ruhig die Leads an, die noch in der Pickliste stehen, die er aber nur dann abholen kann, wenn er sich zum Feedback commited.

Kennzahl #3 und #4: Bearbeitungszeit & Feedbackquote  Aber bitte beachten Sie: keep it short and simple. Machen Sie es Ihren Partnern so einfach wie möglich. Umständlicher Informationsaustausch mit komplexen Fragebögen machen mürbe und sind nicht sehr erfolgsversprechend.  Wichtige Kennzahlen, die Sie hier ermittelnsollten, sind einmal die durchschnittliche Feedbackquote, also auf wieviel Prozent aller fertig bearbeiteten Leads haben Sie Rückmeldungen bekommen, und die durchschnittliche Bearbeitungszeit.  Die Grenzwerte bei der Bearbeitungszeit sind je nach Branche sehr unterschiedlich. Die Feedbackquote sollte nicht unter 75% liegen. » Vertriebskennzahl 3: Bearbeitungszeit = Zeitpunkt des Abschluss – Zeitpunkt der Leadannahme » KPI 4: durchschnittliche Feedbackquote = Anzahl der Leadrückmeldungen / Anzahl der gepickten Leads



6. Quick and (not) dirty – motivieren Sie Ihre Partner

Vertriebskennzahl Bearbeitungszeit

 Was motiviert Ihre Partner am meisten? Klar: heiße Leads mit denen sie schnell zum Abschluss kommen. Hier können Sie gut unterstützen. Stellen Sie so viel wie möglich an relevanten Informationen zur Verfügung. Online, über das Tablet und Smartphone abrufbar.


Preisverhandlung

Wichtige Informationsmaterialien sind beispielsweise

Aktuelle Preislisten

Präsentationen

Angebote

Verträge

Ergebnisse aus Konfiguratoren


Alles was der Partner zur Kundenkommunikation eben braucht sollte jederzeit und von überall aus in der aktuellen Version zur Verfügung stehen. Ihre Vertriebspartner sollen so gut und so leicht wie nur möglich verkaufen können. Ob und wie gut sie das tun messen Sie am besten über die Conversion Rate.

Kennzahl #5: Conversion Rate

Richtig spannend wird diese Zahl vor allem dann, wenn Sie viele Informationen über Ihre Vertriebspartner gesammelt habe und genau sehen, wo sie die meisten Erfolge erzielt haben. Genau dann können Sie nämlich Ihre Kundenanfragen gezielt verteilen und so eine win-win- Situation für alle Beteiligten schaffen. Vor allem verbessern Sie damit Ihr Gesamtgeschäft.

» Kennzahl 5: Conversion Rate = Anzahl der gewonnenen Leads / Anzahl der gepickten Leads



7. Setzen Sie sich ans Steuer und behalten Sie Ihr Cockpit im Blick

Damit Ihr indirekter Vertrieb gut funktioniert, müssen Sie die Prozesse steuern und im Blick halten. Nur dann können Sie auch jederzeit eingreifen, wenn irgendwo der berühmte Sand im Getriebe ist. Wenn Sie Ihre Prozesse im Blick haben, sind Sie auch jederzeit aussagekräftig über die laufenden Vertriebsaktionen, egal ob gegenüber Kollegen, Partnern oder im nächsten Meeting. Dadurch werden Sie selbst glaubwürdig und kompetent!

Tipp:

Folgende Fragen sollten Sie jederzeit beantworten können:


Welches Produkt wird in welchem Vertriebsgebiet am besten verkauft?

Wo müssen Sie investieren, um einen höheren return on invest zu erhalten?


Welcher Umsatz ist wann und von welchem Vertriebspartner zu erwarten?

Welche KPIs sind für mich die relevantesten in der Frage der Performance meiner Partner?

Funktioniert mein Vertriebscontrolling automatisiert?

 

» Fazit: Mit einem ausgeklügelten Sales Dashboard sitzen Sie am Steuer Ihres indirekten Vertriebs. Sie haben alle Verkaufszahlen Ihrer Partner im Blick und können deren Performance jederzeit nachverfolgen. Das gibt Ihnen die Sicherheit auf mögliche Sollbruchstellen schnell und flexibel reagieren zu können, um Ihre Leadprozesse zu optimieren.

vertriebscontrolling



 

Vereinbaren Sie doch einfach einen Termin mit mir und ich zeige Ihnen ganz unverbindlich, wie Sie mit dem Leadtributor nie wieder Ihre Leads per Mail, Telefon oder Excel-Liste übergeben müssen und Ihnen nie wieder Ihre Kundenanfragen, und damit Umsätze, verloren gehen. So reduzieren Sie Ihren internen Aufwand, haben mehr Spaß an der Arbeit und machen Ihre Vertriebspartner zu Kollegen!

Ihr leadtributor Team



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